Eerlijk duurt het langst

Als consultant krijg je niet altijd de meest evidente opdrachten. Integendeel zelfs. Falen is op dat moment geen optie. En als je dan faalt en je opdracht wordt voortijdig stopgezet, dan is dat gewoon simpelweg balen. Ook voor de persoon die je dan fris en monter komt vervangen. En je moet dan nog eens overdracht doen ook in sommige gevallen. En liefst van al nog professioneel blijven.

Ik heb dit mogen meemaken. Ik was voor alle duidelijkheid de vervanger. En diegene die ik mocht vervangen baalde. We hebben tijdens de “overdracht” nog één moment van opleving gehad. Dat was ’s middags, tijdens de lunch. De man hield van horeca. Hij overwoog zelfs om te stoppen als project management consultant en iets te starten in de horeca. Misschien, zonder het zelf te beseffen, was dat idee al veel te sterk aanwezig waardoor zijn aandacht voor zijn opdracht als consultant wat verslapt was.

In ieder geval, ik was fris en monter. Klaar voor de strijd. En wat voor een strijd zou het worden. Mijn eerste stuurgroep en kennismaking met de stakeholders was amper 3 dagen na mijn start. Ik was nerveus maar voorbereid. Ik was niet van plan om goed nieuws te brengen. Het project was er slecht aan toe. De scope was niet beschreven, het budget was al teveel opgebruikt aan zaken die niet nodig waren, en de deadline naderde. Ik kon geen enkele parameter op groen zetten. Maar de stuurgroep verliep vlekkeloos. Men was mee, zoals men zegt. En men slikte de boodschap. Hoe bitter die ook was. Men had dit zien aankomen.

Anderhalve maand later was het waar van dat. Mijn tweede stuurgroep. En weer was ik van plan om geen goed nieuws te brengen. Ik had anderhalve maand de tijd gehad om allerhande lijken uit kasten te zien vallen en het éne stonk al iets meer dan het andere. Het team moest verdubbeld worden in grootte, wilden we de deadline halen, en dat had uiteraard zijn impact op het budget. De scope was ondertussen wel al duidelijk maar de stuurgroep moest akkoord gaan dat de hele scope realiseren tegen de deadline met het bestaande team onmogelijk was.

Mijn verbazing was groot toen mijn program manager mij verbood om met deze boodschap naar de stuurgroep te gaan. Ik kreeg niet de toestemming om slecht nieuws te brengen. De reden was vrij simpel. Een ander project, met een andere project manager, maar binnen hetzelde programma, met dus dezelfde stakeholders (en sponsor), had ook slecht nieuws te melden. Aangezien die stuurgroep vlak voor die van mij gepland stond, zou er een beetje teveel slecht nieuws komen die dag. En dat allemaal binnen hetzelfde programma. Stel je voor dat men zou durven concluderen dat de program manager zijn programma niet in de hand had. Dat mocht niet gebeuren. Ik mocht dus geen slecht nieuws brengen.

Ik stond niet echt te springen van plezier die middag. Ik had nog een paar uur te gaan voor de presentatie en daar stond ik met een aantal slides en verkeerslichten die op een verkeerd kleur stonden. Rood moest op zijn minst oranje worden en zoveel mogelijk groen. Hoe los je dat op? Dit was een zeer vervelende situatie. Je kan je op dat moment als project manager moeilijk veroorloven om je relatie met je program manager op te blazen. Anderzijds werk je wel voor je stakeholders en je mag die niet voorliegen. Mijn oplossing was op dat moment een beetje een middenweg. Ik zal het eerlijk toegeven: ik heb slides aangepast. Dat wil zeggen dat er formeel gepresenteerd geweest is dat nogal wat verkeerslichten oranje waren. Niet meer rood. Weinig groen. Amper groen zelfs. De program manager kon ermee leven. De boodschap tijdens de stuurgroep was echter niet positief. Ik ben eerlijk geweest. Deze klant huurde mij in als consultant. Men had mij gekozen als project manager. Ik heb op dat moment mijn eerlijke mening gebracht, en die werd geaccepteerd. Men begreep de boodschap, en men heeft ingestemd met mijn voorstel om extra resources in te huren, extra budget aan te wenden, en maar een deel van de scope te realiseren tegen de deadline. Iedereen tevreden. Ook de program manager. Hij is niet in een slecht daglicht komen te staan, en de stuurgroep was tevreden dat de status al iets minder rood was dan de eerste keer dat ze me zagen. Ik maakte vooruitgang.

De stuurgroep daarna was overwegend positief. De eerste deadline was gehaald, de lichten stonden bijna allemaal op groen. Het ging de goede kant uit. Uiteindelijk is het project volledig opgeleverd geweest binnen het aangepaste budget en de aangepaste scope. Mijn opdracht was volbracht.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s